Koppel een agenda en je dag markeert zichzelf

Altijd-aan-opname betekent dat het transcript er sowieso is, maar bij een dag met acht meetings moet je nog acht fragmenten afbakenen, het soort taak aan het einde van de dag dat er nooit van komt. Je agenda weet al dat de meeting "Roadmap review" was, van 14:00 tot 15:00. Dus leest Earkeep die uit.

Elke meeting wordt een fragment. Elk agenda-item wordt gekoppeld aan het stuk transcript dat het beslaat en bewaard als meeting. Items voor de hele dag, afgewezen uitnodigingen, geannuleerde items en blokken waar alleen jij in staat blijven buiten beschouwing. Als Earkeep het niet kan bepalen, laat het het item in de agenda staan, zodat jij er zelf een fragment van maakt.

De naam komt uit de agenda, zodat een week aan bewaarde meetings leest als je agenda en niet als een logboek.

Er wordt niets anders opgenomen. Standaard bepaalt de agenda alleen welke fragmenten bewaard blijven. Een meeting die in geen enkele agenda staat, staat gewoon in het transcript. Wil je dat de agenda bepaalt wat er wordt vastgelegd, lees dan de agenda de microfoon laten bedienen.

Je agenda wordt gelezen op je eigen apparaat, alleen voor namen, tijden en vergelijkbare metadata van items. Er is geen Earkeep-server waar het naartoe gekopieerd kan worden. Zie privé door ontwerp.

Het transcript stopt niet bij de randen van de uitnodiging, dus er gaat niets verloren als een meeting eerder of later begint, eerder eindigt of uitloopt: sleep de rand van het fragment naar waar het gesprek echt begon of eindigde. Eén gesprek over twee uitnodigingen wordt één fragment; een geannuleerde meeting wordt weggelaten.

Een automatisch fragment is een eerste opzet, geen oordeel. Als een wijziging in de agenda een meeting zou veranderen die je hebt bewaard, vraagt Earkeep het eerst.

In agendagestuurde modus gaat de microfoon vijf minuten eerder open en blijft hij na het geplande einde aan tot het stil wordt in de ruimte, zodat gewone vroege starts en uitloop bewaard blijven. Een gesprek dat een half uur eerder begon, valt daar niet onder.

Standaard bepaalt de agenda alleen wat er bewaard blijft. Dat past bij de meeste mensen, omdat het gesprek dat ertoe doet zo vaak het gesprek is dat niemand heeft ingepland. Bestaat je dag vooral niet uit meetings, dan kun je met een tweede modus de agenda laten bepalen wat er wordt vastgelegd. Zet die aan via Instellingen → Opname & agenda's.

De microfoon wordt tussen meetings vrijgegeven, niet gedempt, zodat de opname-indicator van je besturingssysteem uitgaat.

Hij gaat vijf minuten voor elke meeting in je agenda open en blijft na het geplande einde aan zolang mensen nog praten. Komt er niemand opdagen, dan wordt hij een paar minuten later weer vrijgegeven.

Wat als meeting telt, is wat je kunt zien. Precies de items die in de agenda staan, openen de microfoon. Markeer je een item als nooit opnemen, dan blijft hij dicht.

Niets wat aan je bureau wordt gezegd, is onbereikbaar. Nu opnemen op de live-rand neemt op tot je het stopt.

Een stille melding wanneer een meeting zou eindigen, zonder geluid, terwijl mensen nog praten.

Als je agenda niet bereikbaar is, blijft Earkeep opnemen, op basis van de laatste agenda die het zag, of doorlopend als er geen is, en meldt dat op de live-rand.

Altijd aan blijft de standaard.

• Altijd-aan-opname: het doorlopende transcript achter automatische fragmenten.
• Privé door ontwerp: wat de agendakoppeling wel en niet verstuurt.
• Voor projectmanagers: een dag vol opeenvolgende gesprekken, stuk voor stuk bewaard.
• Voor people managers: 1:1-notities die lijken op een fotografisch geheugen.